Besser digital? Wann die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sinnvoll ist

Die Automatisierung von Informationsprozessen spielt in den meisten Unternehmen eine bedeutsame Rolle. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ermöglichen neben einer massiven Beschleunigung der Geschäftsprozesse auch eine erhebliche Verringerung der Betriebskosten. Jedoch mag die subjektive Betrachtung im Büro hingegen anders ausfallen: Wer kennt nicht die Suche nach wichtigen Notizen, Akten und Dokumenten? Motto: Ich weiß, dass wir dazu etwas haben. Nur wo?

Wer solche oder ähnliche „Suchaktionen" regelmäßig erlebt, sollte ernstlich darüber nachdenken, die Prozesse im Unternehmen zu verbessern. Behilflich ist dabei die zumeist vorhandene IT-Ausstattung und ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS. Während die Ablage und Suche von Dokumenten für Menschen zeitaufwendig und meist wenig erbaulich ist, können Softwarelösungen innerhalb von Sekunden mit Ergebnissen glänzen. Aber lohnt sich die Anschaffung einer professionellen DMS-Lösung für jedes Unternehmen? Was bringt mir die Einführung und welche Lösung ist am sinnvollsten?

Bearbeitungszeiten prüfen

Zur Frage, ob sich die Anschaffung einer DMS-Lösung lohnt, lautet die pauschale Antwort: Ja! Nur Kleinstbetriebe, die lediglich 50 Rechnungen im Jahr schreiben, ansonsten aber kaum mit Daten und Zahlen operieren, können sich eine solche Investition sparen. Überall dort jedoch, wo Dokumente und Informationen in größeren Stückzahlen abgelegt werden und bei Bedarf schnell wieder verfügbar sein müssen, ist die Investition in ein DMS überaus sinnvoll.

Die Frage, welche Potenziale sich durch die Einführung eines solches Systems jedoch ergeben, ist nicht pauschal zu beantworten: Am Anfang steht daher die Analyse, der vorhandenen Prozesse: Eine wesentliche Kennzahl ist hier die Frage, wie viel Geld jährlich für Porto und Druckkosten ausgegeben werden. Stellt man bei einer detaillierten Überprüfung fest, dass die Ausgaben für (papiergebundene) Rechnungen, Mahnungen & Co. horrend wird, hat man womöglich wichtige Entwicklungen verpasst. Elektronische Rechnungen sind in vielen Unternehmen längst Standard. Papierrechnungen ausdrucken, kopieren und versenden ist zeitaufwendig, teuer und längst nicht mehr in jedem Fall notwendig!

Suchdauer minimieren

Eine weitere Kennzahl ist das Thema Zeit: Wie lange arbeiten Ihre Mitarbeiter im Schnitt mit Dokumenten? Wie lange dauert es beispielsweise, bis eine eingetroffene Bestellung oder Beauftragung tatsächlich geliefert wird? Mit einem DMS werden die hier eventuell noch genutzten Papierdokumente unmittelbar nach Eintreffen digital erfasst und dann über digitale Workflows durch das Unternehmen geleitet. Meist wächst die Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich, wenn man so vorgeht. Hier zeigt sich direkt ein weiterer Nutzen von DMS: Informationsprozesse werden nachvollziehbarer! Durch das Festlegen von Worfklows lässt sich klar festlegen, wer im Unternehmen was mit einem Schriftstück machen darf. Auf diese Weise lässt sich auch später jeder einzelne Arbeitsschritt klar nachvollziehen: Alle Handlungen werden mit Zeitstempeln versehen und eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet. So lassen sich Durchlaufzeiten besser auswerten bzw. optimieren.

Auch E-Mails sind ein guter Indikator dafür, ob eine DMS-Lösung sinnvoll ist oder nicht. Wer viel (Such-)Zeit dafür aufwenden muss, um eine Mail aus dem vergangenen Jahr aufzufinden, sollte eine DMS-Lösung in Erwägung ziehen. Ganz besonders offensichtlich wird der Nutzen einer digitalen Dokumentenlösung meist dann, wenn eine Steuerprüfung ansteht. Die Gegensätze zwischen analoger und digitaler Dateiverwaltung sind dabei überdeutlich: Während im einen Fall der Prüfer meist für mehrere Tage ins Unternehmen „einzieht" und ein Mitarbeiter häufig vollauf damit beschäftigt ist, die gewünschten Dokumente zu suchen und herbeizuschaffen, geht es elektronisch im Regelfall massiv schneller. Die Grundvoraussetzung ist hier allerdings, dass die DMS-Lösung einen Schreibzugriff technisch ausschließt. Nach geltendem Recht dürfen alle steuerrechtlich relevanten Daten nämlich nicht nachträglich veränderbar sein, sprich: Sie müssen revisionssicher sein. Eine DMS-Lösung berücksichtigt das.

Prozesse überprüfen

Zusammengefasst lässt sich daher an folgenden Punkten ablesen, ob die Einführung eines Dokumentenmanagement sinnvoll ist:

• Hohe Porto- und Druckkosten
• Lange Bearbeitungszeiten
• Ausgebremste Mitarbeiter, weil Dokumente nicht parallel bearbeitet werden können
• Wenig Transparenz – Welche Mitarbeiter hat wann welches Dokument bearbeitet?
• Nicht ausreichend rechtssichere Archivierung
• Suche nach relevanten Informationen bzw. letzten Versionen ist zeitintensiv

Insbesondere vor dem Hintergrund einer immer digitaler werdenden Arbeitswelt, sollten sich Unternehmensentscheider mit dem Thema DMS beschäftigen: Wer selbst seine Arbeitsprozesse auf „digital" umstellt und eintreffende Papierdokumente konsequent erfasst, wird schnell Prozessverbesserungen realisieren. Digitale Dokumente werden sofort gefunden –selbst dann, wenn sie gerade sie in Bearbeitung sind. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein Dokument an welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. Ein spurlos verschwundener Aktenordner ist nach dem Scannen ausgeschlossen.

Fazit

Während der Nutzen einer DMS-Lösung schnell ersichtlich ist, lassen sich Fragen nach den Kosten und eines Return-of-Invest nicht pauschal beantworten. Hier ist ein Beratungsgespräch unabdingbar. KYOCERA Document Solutions bietet hierzu etwa die KYOCERA Workflow Optimierung. Dabei werden die vorhandenen Geschäftsprozesse im Unternehmen oder einer Abteilung zunächst analysiert. Auf dieser Basis entwickeln die KYOCERA-Experten dann konkrete Vorschläge, die die notwendigen Hard- und Softwareanwendungen beschreiben, um Abläufe effizienter zu gestalten. Auch das tatsächliche Einsparpotenzial sowie der Zeitpunkt der Amortisation lässt sich so ausweisen.